議事録作成で時間をかけず効率化する方法を解説！

会議の議事録は非常に重要なものですが、作成する際に時間がかかることに悩んでいる方もいるのではないでしょうか。こちらの記事では、議事録の必要性や作成に時間がかかる理由、さらに効率的に作成するための方法についてまとめました。

議事録作成の必要性について

議事録作成には下記のような目的があります。

会議内容の共有をする

議事録を作成しておくことで、会議の内容を共有できます。正確な議事録を作成すれば、会議を欠席した場合も議事録を読むだけで会議の内容について把握可能になります。

次回の会議の時間を短縮する

同じ議題で何度も会議が行われる場合もありますが、議事録をまとめておくことにより前回の振り返りが簡単にでき、時間の短縮に繋げられます。逆に議事録がないと振り返りに時間がかかり、効率が悪くなってしまいます。

議事録の必要項目について

議事録を作成するにあたり、必要とされる項目があります。こちらの項目は忘れずに議事録に含めましょう。

• 会議の名称：会議の内容が一目でわかるような簡潔な名称をつける
• 開催日時：決定事項などがあった場合にいつ決定したかがわかるように日時を明記する
• 開催場所：社内開催か社外開催か、また具体的な会議室も記載しておくと以後の開催に役立つ
• 参加者の氏名、役職や部署：社外参加者がいる場合には会社名も記載する
• 議題：何についての会議かを記載する
• 発言者と発言内容：重要な発言を誰が発言したのかわかるように記載する
• 決定事項：項目別に決定した事項を箇条書き記載する
• 保留事項や未決事項：箇条書きでわかりやすく記載する
• 次回の会議予定：次回の予定が決まっている場合には記載しておく

議事録作成に時間がかかる理由とは

議事録を作成する際に時間がかかってしまう原因には下記のようなものがあります。

議事録作成にあたり、メモが追い付かない

議事録を作成する場合、そのつもりで会議中にメモを取ることになります。しかし、全ての発言を記録しようとするとどうしてもメモが追いつきません。これは、会議の内容をしっかり理解しておらず、重要な発言と議事録に残さなくても問題ない発言の区別がついていないため。この場合、全ての発言をメモに残さないと不安になってしまい、全ての発言をメモに残そうとして、結果としてメモが追いつかないという状況になってしまうわけです。

このような場合、後からメモを読み返したとしてもメモをとれた部分と取れなかった部分があり、結局どのような内容なのかが分からなくなってしまいます。

普段の業務との両立難易度が高い

もう一つの理由として、議事録の作成と通常業務の両立が難しいという点が挙げられます。会議中に議事録を作成できれば良いのですが、多くの場合はそのようにはいきません。会議が終わった後の業務時間を使用して議事録を作成することになりますが、会議後は通常の業務もあります。

急ぎの業務があったりする場合には、議事録の作成は後回しになってしまうため、完成するまでに時間がかかってしまうということになります。

議事録作成に時間短縮・効率化する方法

議事録作成にかかる時間の短縮、効率化を行うためには下記のような方法があります。

事前準備をしっかり行う

議事録を効率的に作成するには、事前準備が重要です。前もって議題や当日の進行などを確認しておくといった準備を行っておきましょう。事前準備をすることで会議の概要を頭に入れておけるため、議事録に必要となる重要な発言を把握しやすくなるといったメリットがあります。

また、準備としてはICレコーダーを用意しておくのも一つの方法です。ただし、音声を録音したものを聞いて文字起こしをするのは非常に時間がかかりますし、録音が失敗する可能性もゼロではありませんので、録音に頼りすぎるのは危険です。そのため基本はメモを取り、その補助として活用するのがポイントといえます。

議事録作成用のフォーマットを作る

あらかじめ議事録を作成する際のフォーマットを用意しておくのもひとつの方法です。フォーマットがあれば、記載するべき内容がはっきりするため、その内容に集中できます。また、あらかじめ会議の名称や開催日時、開催場所といった内容は記載した状態で会議に臨むことがおすすめです。

毎回同じフォーマットを使用すれば、次回の会議の際にもスムーズに議事録作成ができるようになります。

会議中に構造化しながらメモを取る

会議中のメモの取り方によっても、その後の議事録作成の効率化につなげられます。この場合に意識したいのが、構造化しながらメモをとるということです。逆に何も意識せずにメモをとると、議事録作成時に会議の時の様子や内容を思い出しながら作成する必要があるため効率的とはいえません。

構造化しながらメモをとる場合には、箇条書きなどを使いながらわかりやすく記載していきましょう。文章でメモをしていくと、どこが重要なのかわかりにくくなってしまいます。

議事録作成用のツールを導入する

議事録を作成する際に使用できるツールを導入することも効率化に繋がります。

例えば、音声データを自動でテキスト化してくれるツールがあります。この種類のツールは、非常に精度が上がってきていますが、自動変換はまだ完璧ではないために内容を自分で修正する必要があるという点はあらかじめ認識しておく必要があるでしょう。

このように、無料で使えるツールのほか、より高性能・機能が豊富な有料のツールにもさまざまなものがありますので、必要に応じて導入することがおすすめです。

議事録作成は時間短縮に努めよう

会議の議事録を効率的に作成するには、さまざまなコツがあります。例えば事前に準備をする、フォーマットをあらかじめ作っておくといった対策はすぐに行えますので、議事録作成に時間がかかってしまうという課題を抱えている方はぜひ次の会議から試してみるのがおすすめです。自分に合った方法を見つけて、効率の良い議事録作成を目指しましょう。