仕事の引き継ぎが重要な理由とは？

引き継ぎが重要な理由とは

仕事を行う上では、さまざまな面で「引き継ぎ」が発生します。例えば異動や退職が発生した際や担当を変更する場合などに、仕事や業務の内容を後任に伝えることを引き継ぎと呼んでいます。

この引き継ぎは、担当者が変更となった場合に企業の生産性を落とさないためにも重要であるといえます。もし後任者が仕事のやり方を理解していないと、生産性の低下につながります。これは、後任者だけではなくその周りの人にも影響を与えてしまいます。また、前任者のところにも都度後任者からの質問や問い合わせがあり、業務効率が低下することも考えられますので、引き継ぎをしっかりと行っておく必要があります。

さらに、お客さまとの信頼関係を維持するためにも引き継ぎは重要です。担当者が変更になるたびに対応内容や対応スピードが変わってしまうと、お客さまからの信頼を得ることは難しいといえるでしょう。

以上のような理由から、引き継ぎが重要であるといえるのです。

引き継ぎの具体的なステップを紹介

引き継ぎを行う業務の洗い出し

引き継ぎが必要になった場合には、前任者は業務の洗い出しを行います。まずは大項目をリストアップした上で、そこから細分化を行うことによって、必要な項目の抜けを防げるでしょう。

全ての項目をリストアップすると、どれくらいの業務を引き継ぐのかが把握できるため、引き継ぎのスケジュールについても作成できるようになります。また業務のボリュームや内容によっては、誰に引き継ぎを行うのかを検討する必要が出てくる場合もありますので、上司などと相談しながら引き継ぎ先を決定していきます。

スケジュールを検討する

引き継ぐ業務のリストアップができたら、具体的なスケジュールを検討します。業務のボリュームと、「いつまでに引き継ぐ必要があるか」という点を照らし合わせながら、逆算して日程を決めていきましょう。

引き継ぎは通常の業務と並行して進めていく必要があるため、できるだけ余裕を持って行うことが理想的です。さらに、業務に不慣れな相手に引き継ぐ場合には、思ったよりも引き継ぎに時間がかかるケースもあります。

引き継ぎ資料の作成

引き継ぎを行う際には、資料を用意しましょう。資料に記載する内容は業務により異なってくるものの、「業務内容」「業務の進め方・スケジュール」「注意点・ポイント」「トラブル発生時の対応方法」「関係者の連絡先」「関連データの保存場所」といった項目が考えられます。

ポイントは、「この資料を見れば業務がスムーズに進められるか」を意識しながら作成する点。自分が持っているノウハウをしっかりと伝えられるように、後任者の目線を大切にした資料づくりを行っていくことが大切です。

引き継ぎを行う

資料完成後には、スケジュールに沿って引き継ぎを行っていきます。この時には、実際に業務のやり方を見せながら説明すること、また相手が理解しているかどうかを確認しながら進めていくことが大切です。

時間に余裕がある場合にはフォローを行う

引き継ぎ後にフォローを行えれば、後任者の不安や負担を軽減できますので、時間に余裕がある場合にはフォローを行うという点も頭に入れておくことがおすすめです。ただし、場合によっては時間が取れないケースも考えられますので、やはり引き継ぎ資料をしっかりと作っておくことが大切といえます。

引き継ぎを効率よくスムーズに進めるためのポイント

業務の全体像を伝える

後任者に対して引き継ぎを行う場合には、まず概要を伝えるなど業務の全体像を伝えることでイメージがしやすくなります。引き継ぎの際には担当する業務のみを伝えがちですが、そうなるとゴールがイメージできずうまく仕事が進められなくなってしまう可能性もあります。そのような状況を防ぐためにも、まずは業務の全体像を伝える点を意識しましょう。

注意点についても伝える

これまでに経験したトラブルや注意すべき点について伝えておくことも大切です。もし、同じようなトラブルが続いてしまうとお客さまは不信感を抱きかねません。また、もしトラブルが発生した場合の対処方法や改善案などについても共有しておくことにより、後任者も迅速な対応が可能となります。

引き継ぎ資料はわかりやすく

引き継ぎを行う際の資料は後任者がわかりやすいものを作ることが大切です。必要な情報をしっかりと盛り込んだ上で、注意すべきポイントについては目立つように記載する・注釈をつけるといった工夫も必要です。

また引き継ぎ資料はわかりやすい場所に保存しておくと、後任者が必要な場面ですぐにアクセスできます。

チーム内で情報共有しておく

引き継ぎは前任者と後任者の間だけで行うのではなく、チームでもその情報を共有しておきましょう。「誰に引き継ぐのか」「関連データの保存場所」といったような情報を共有するのも大切です。

まとめ

こちらのページでは、業務を行う上で発生する「引き継ぎ」の重要性や進め方、ポイントなどを紹介してきました。引き継ぎをしっかりと行うことによって、後任者もスムーズに業務に臨めるため、生産性の低下を防げます。

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