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営業事務で効率化が求められる理由
営業事務で効率化が求められる理由とは
営業事務の業務効率が上がらない場合、営業業務全体の効率も上がらないことになってしまいます。このことから、お客さまの満足度の低下を招き、収益にも影響が出てくる可能性も否定できません。このように、営業事務の業務が効率的に行えているかどうかは企業の業績にも繋がってくる要素であることから、効率化を行うことが求められる、というわけです。
営業事務は一般的に業務量が多い仕事です。さらに人材不足の職場であればよりひとりひとりの負担が大きくなってしまうことから、効率的に業務を行える仕組みを作ることによって営業事務を担当しているスタッフの負担を軽減することにも繋げられると考えられます。
このようにお客さまの満足度を向上させ、さらに企業の収益を上げていくためにも、営業事務の効率化を行うことは非常に重要なポイントであるといえるでしょう。
営業事務を効率化する3つの方法
業務マニュアルを作成する
営業事務の業務内容をマニュアル化することもポイントのひとつといえます。この取り組みにより、業務の属人化を防ぐことができるようになるため、スタッフが何人かいる場合でも誰でも同じクオリティ・スピードによって業務を進めることが可能となります。
現在業務マニュアルが存在しない場合には、業務の属人化や業務処理速度のばらつきなどを防止するためにも、業務マニュアルの整備を行うことがおすすめです。
問い合わせ管理ツールなどの導入を行う
営業事務の業務で使用できるツールにはさまざまなものがあります。例えば、問い合わせ管理システムを導入すると、お客さまからの問い合わせをツールで一元管理することができます。問い合わせを管理することで対応状況についても確認できるため、対応漏れを防ぐことも可能となります。
そのほかにも、SFAツールなどの営業支援ツールを導入することも選択肢のひとつといえるでしょう。
コミュニケーションツールを導入する
営業事務の仕事は多くの人とやり取りを行う必要が出てくるため、その連絡に多くの時間を割いているといったケースも考えられます。例えばこれまではメールでやり取りをしていたといったような場合には、例えばチャットワークやSlackといったコミュニケーションツールを導入することによってスピーディーに連絡を取ることができるようになり、スムーズに作業を進めていけると考えられます。
営業事務の効率化を進めるためのステップ
現在の業務について把握する
営業事務の業務効率化のためには、「現在の業務について把握する」という点が重要です。現在の状況をしっかりと把握することによって、営業事務の担当者がどのような部分について負担を感じているのかを知ることができます。
業務について把握するためには、担当者へのヒアリングを行うことも大切です。例えばどのような業務があるのか、またそれぞれの業務にかかっている時間や工数などを確認し、どのような課題が考えられるのかといった点をしっかりと把握するところからはじめましょう。
それぞれの業務に対して優先順位をつける
担当者からヒアリングを行ってどのような業務があるかを把握したら、それらの業務について優先順位をつけていきます。優先順位の付け方としては、「自社ですぐに対応する業務」「自社で計画的に対応していく業務」「外部に委託すべき業務」といった形で分類することによって、どの部分から取り組んでいけばいいのかがはっきりするでしょう。
必要に応じて外部委託を利用することによって、より効率化を進められます。
業務効率化をどう行うか検討していく
優先順位をつけた業務に対して、どのように効率化をしていくかを決めていきましょう。まずは「自社ですぐに対応する業務」から順に、誰がどのような方法を用いていつまでに対応するかを検討していきます。
このように業務ごとに担当者を決定しておくことによって、その業務改善が放置されてしまうことを防げます。また、しっかりと業務改善を進めていくためにも、定期的にミーティングを行うことによって進捗を確認しながら進めていくようにしましょう。
まとめ
こちらのページでは、営業事務の業務効率化についてまとめてきました。営業事務の業務は、お客さまの満足度や会社の収益にも影響を与えかねない要素となっているため、効率化できていない、誰か1人に負担がかかっているなどの場合には、どうしたら業務の効率化を行えるかを検討する必要があるといえるでしょう。
効率化を図るためには、まずは現在の状況を把握することが大切です。この部分をしっかりと行うことによって改善すべき点をはっきりさせられ、効率化の糸口を見つけられるはずです。
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