商談動画の議事録の効率化

議事録作成を効率化させるための方法や、より簡単に議事録をとれるツール選びのポイントをご紹介します。

議事録をうまくとる方法

Wordの校正機能を活用する

Wordの校正機能を活用することで、より完成度の高い議事録を作成することができます。議事録を作成後、そのテキストデータをWordにいったん貼り付けます。「校閲」から「スペルチェックと文章校正」を選択し、チェックすると誤字脱字・タイプミスが自動的に修正されます。

とは言え、入力ミスすべてを修正してくれるというわけではないので、提出する前にはしっかりと読み返し、会議に出席していた他のスタッフにも確認してもらうのが良いでしょう。

WEB会議システムの機能を応用する

WEB会議ツールは会社やチームによって使用されている種類は異なりますが、そこで使用されているツールの録画・録音機能を活用することで、会議が終わってからも会議中で行っていた話を確認できます。

そのため議事録で起こりがちな抜け漏れや、何重にも確認する作業といった、議事録作成にかかる負担を減らすことに繋がりますし、正確性を保つことができます。

テンプレートを事前に用意する

議事録の効率の良い作成方法としては、テンプレートを事前に用意することが一つの要素として挙げられます。

テンプレートを用意してから会議に臨むのと、会議が終わってから一から議事録を作成するのとでは、時間や手間が圧倒的に違います。

さらにテンプレートを社内で統一しておくと、議事録のクオリティのバラつきがなく、情報を適切に共有することが可能となります。

リアルタイムで共同作成する

クラウド上にて議事録データを作成や編集、管理する機能を使えば、そのチームにいる人たちで作業ができます。

複数人で共同作成することで、抜け漏れの防止や納期の短縮にも繋がります。またリアルタイムで共同作業をすることで、自然と人との関わりが強くなります。社内コミュニケーションの活性化にも繋がると言えるでしょう。

議事録をITツールで管理する

議事録の作成は、会議で決定されたことを社内に共有することが目的です。ですがメールやダイレクトメッセージなどで議事録を送っても、「ほかのメールに埋もれてしまった」「どこに保存したのか分からなくなった」などの問題が発生することはよくあります。

スムーズに誰でも閲覧できるようにするためには、ITツールを活用することがおすすめ。議事録をITツールで管理することで、社内共有された議事録は確実にストックされ、必要な時にすぐに取り出すことができます。

より簡単に議事録をとれるツールは？

さらに手間を省いて議事録を取りたいなら、自動で文字起こしをしてくれるITツールがおすすめ。わざわざ書き起こす必要がなく、商談後すぐに商談動画の振り返りをすることができます。
文字で商談内容を確認できるため、動画を見直す手間も省けて効率的に商談トークのPDCAを回すこともできるでしょう。

商談の議事録を取りたいなら、ただの音声文字起こしソフトより、商談に特化した機能が付いたツールがおすすめ。

特に以下のような機能が付いた製品を選ぶと、営業成果の向上につながる議事録作成が可能になるでしょう

• AI音声認識の精度が高い
• 商談中の重要なポイントをハイライトしてくれる
• チームで商談記録を共有できる
• Zoomなどの会議ツールと連携可能

営業課題は複雑に絡み合うことも多く、「どこから着手すべきか」見極めることが成果への第一歩。

本メディアは、多くの営業組織が抱える教育・資料管理・プロセス管理の課題に対して、効果的なツールを紹介しています。課題改善に適したツールを知りたい方は要注目です。