営業業務の引き継ぎをスムーズに進めるには？「セールスイネーブルメント」のツールの活用方法

日々の営業活動を行う中では、業務の引き継ぎが必要になるケースも数多くあります。ここでは、営業業務の引き継ぎを行う上でのポイントについてまとめていますので、スムーズな引き継ぎを行える方法を探している方はぜひ参考にしてみてください。

営業業務の引き継ぎのポイント

業務引き継ぎが必要になるケース

企業においてはさまざまなケースで業務の引き継ぎが発生します。例えば下記のような状況が考えられるでしょう。

• 新入社員が入社したケース
• 担当者が別の部署や支社などに異動するケース
• 担当者が退職するケース

新入社員には業務に関する知識が全くない状態であるため、業務を1から教えることになります。また、担当者の異動についてはその企業によって異動の発令が1週間前、といったケースもあるため、急な業務引き継ぎにも対応できる準備を日頃から行っておく必要があります。

また、退職に伴う業務引き継ぎについては、その担当者が退職した日以降はその業務について聞きたい内容が出てきても連絡を取ることが難しくなってしまうため、十分な引き継ぎを行っておく必要があるといえるでしょう。

業務引き継ぎで起こるトラブル

業務引き継ぎにおけるトラブル例としては、例えば「担当者が突然退職してしまった」というケースがあります。何らかの理由で担当者が急に会社に来なくなってしまった場合には、十分に引き継ぎが行われない可能性が高いです。場合によっては全く引き継ぎが行われず、営業においては顧客情報を全く知らないまま次の担当者が現場に出なければならないといった状況も考えられます。また、引き継ぎが十分に行われない場合には対応漏れなどが発生することで顧客からクレームが入るケースもあるでしょう。

ただし、「引き継ぎの情報が多すぎる」というトラブルが発生する可能性もあります。次の担当者が若手や新人だった場合、膨大な引き継ぎ情報を渡されることによって処理しきれず対応が不十分になってしまうケースも考えられます。

スムーズに引き継ぐには

上記のような引き継ぎに伴うトラブルを防止するためには、まずツールを活用するという方法が考えられます。ツールを使えば、引き継ぎに必要な情報を共有でき、情報不足も防げます。

また引き継ぎスケジュールをしっかりと組み、そのスケジュールに沿って進めていく、という点も大切なポイントです。時間はあっという間に過ぎてしまうため、引き継ぎが不十分になってしまわないようにしっかりと計画を立てて進めていきましょう。

そして、前任者・後任者の間で十分にコミュニケーションを取っておくということも必要です。資料の共有を行うとともに、コミュニケーションをとって顧客について理解しておくことで、今後の営業活動に活かせます。

ツールの活用で営業の業務引き継ぎを効率化！

業務引き継ぎツールでできること

業務引き継ぎツールの使用により、顧客に関する情報を共有できるようになります。顧客情報のほかにも、商談に関する情報や案件に関する詳しい情報を管理して共有できるため、後任者もその内容を見ることによってどのような顧客がいてどのような案件があるのか、また案件の進捗状況などもすぐに把握できます。

また、ツールの中には引き継ぎの際に必要となる資料やマニュアルを作成するための機能を搭載しているものもあります。引き継ぎ資料を作成するには意外と時間がかかるため、日々の業務の中ではなかなか時間が取れない場合もあるでしょう。そのような時にもツールを使用することで手軽に資料作成ができ、さらに共有も簡単に行えます。

まとめ

日々の仕事の中では、業務の引き継ぎが急に必要になるケースもありますが、ここで前任者と後任者の間でしっかりと引き継ぎが行われていないと、その後の営業活動に支障をきたしたり、顧客に迷惑をかけてしまうといった可能性も考えられます。

そこで活用したいのがセールスイネーブルメントツールです。こちらのツールの使用によって情報の共有が容易になることから漏れのない引き継ぎができ、たとえ急な異動が発生した場合でも焦らずに済むでしょう。営業業務の引き継ぎをスムーズに行えるようにしたい、と考えている場合は、ぜひツールの活用を検討してみてください。